Закупки — сервисная функция!

Снабжение — это неотъемлемая часть производственного процесса, его сервисная часть. Ценность закупок — не в регламентах, не в количестве проведенных тендеров и не в объеме собранных подписей. Ценность — в своевременных поставках. В том, чтобы материалы приходили именно тогда, когда они нужны, и именно такого качества, которое требуется.

Однако во многих компаниях снабжение фокусируется на выполнении регламентов и контролей. Бизнес говорит «нам нужно срочно», а закупки отвечают «у нас нормативный срок 60 дней».

В этот момент рождается конфликт. Бизнесу НЕ интересны процедуры, контроли и прочие преграды. Бизнесу интересны вовремя привезенные материалы и правильные подрядчики. Снабжение заинтересовано в соблюдении правил и выполнении регламентов. Правы и те, и другие. Проблема в том, что из-за этого эффективность падает.

Чем сложнее и неудобнее закупки, тем меньше ими пользуются. Это закон. Если процедура слишком громоздкая, бизнес начинает искать обходные пути. Появляются обходные схемы. Подразделения начинают покупать сами, потому что «так быстрее и надежнее». А из-за этого компания начинает терять контроль и прозрачность.

Неудобные закупки = прямые потери бизнеса

Удобство — это не про комфорт отдельного потребителя услуги. Это про исключение лишних преград и установление понятных и прозрачных правил. Чтобы сделать снабжение удобным, нужно в первую очередь обеспечить предсказуемость. Заказчики должны понимать, чего ждать от снабжения: какие требования к заявкам, как примерно выглядит процесс снабжения и сколько ориентировочно времени уйдет на удовлетворение заявки, кому задавать вопросы.

Сделать закупки удобными можно реализовав базовые принципы:

1. Удобные документы

Заказчик не должен разбираться в закупках, чтобы что-то купить. Он должен прийти с потребностью, а не с заполненной формой. Поэтому все, что связано с документами, должно быть максимально простым и понятным:

• Минимум документов для заполнения;

• Как и что заполнять должно быть интуитивно понятно;

• Почему именно заказчик должен это заполнять — должно быть либо очевидно, либо объяснено.

2. Прозрачный процесс

Самый большой стресс — это неизвестность. Нужно обеспечить максимальную прозрачность всего процесса для заказчиков:

• Понятные сроки (не просто «60 дней», а с детализацией что в эти сроки входит);

• Понятный статус заявки (можно быстро увидеть на каком этапе сейчас заявка и что с ней происходит);

• Ясно кто и за что отвечает (не нужно гадать у кого что спрашивать — всегда есть контактное лицо).

3. Процедуры соответствуют потребности

Если в регламенте написано, что «предпочтительным способом выбора является двухэтапный отбор», не обязательно такой способ применять для простых и/или малостоимостных закупок. Можно придерживаться простого правила:

• Сложная потребность — сложные процедуры;

• Простая / разовая потребность — быстрые решения;

Не нужно запускать сложный тендер ради разовой покупки «трех стульев».

4. Выстроенная коммуникация Снабжение — Бизнес

Огромное количество вопросов и недовольств снимается просто через коммуникацию. Когда закупщик и заказчик говорят на одном языке, половина проблем исчезает сама собой. Вот что для этого нужно:

• Объяснять решения (почему отклонили заявку);

• Помогать формировать потребность (не просто «у вас неверное ТЗ», а помочь написать верное»);

• Объяснять почему формы заявок такие сложные и как их нужно заполнять;

• Быть партнером, а не «фильтром».

Закупки — это не барьер. Это проводник.

Интересно, что закупки становятся неудобными не просто так: такими их делают сами компании!

Формально у закупок две роли. Первая — обеспечивающая: найти и привезти то, что нужно бизнесу. Вторая — контрольная: соблюсти процедуры, не дать украсть, не допустить ошибок. Зачастую компании пытаются слишком сильно все контролировать, поэтому возникает перекос:

• Страх ошибок — усложнение процедур «на всякий случай».

• Ориентация на контроль, а не на результат.

• КПЭ «по процессу», а не по бизнес-эффекту.

• Размытие ответственности (закупочная комиссия нужна, чтобы никто лично не отвечал).

Получается, что удобство — это не «сервис», это эффективность. Это видно из простой цепочки:

• Удобные закупки — ими пользуются.

• Ими пользуются — есть контроль.

• Есть контроль — есть результат.

Парадокс: чем удобнее закупки, тем они сильнее.

P.S.: В вашей компании все затраты проходят через функцию снабжения? Если нет, то проблема уже есть и решать ее нужно не усилением контроля, а повышением удобства.

Закупки должны быть удобными снаружи: для поставщиков и контрагентов

Итак, мы поговорили о том, что снабжение должно быть удобным для внутренних заказчиков. Но есть тот, о ком забывают еще чаще. Тот, без кого закупок просто не существует — поставщик.

Поставщик — это продолжение вашего бизнеса

Поставщик — не внешний элемент. Это часть вашей операционной модели. И если эта часть работает плохо — не спасут ни процессы, ни стратегии. Если с вами неудобно работать, поставщик либо уйдет, либо включит это в цену.

Что на самом деле нужно поставщику?

Поставщик — это не бездушная корпорация. Это люди. И им нужно примерно то же, что и нам с вами в любых отношениях: понятность, прозрачность, уважение и предсказуемость.

Что делает работу с вами удобной для поставщика:

1. Понятный запрос

Когда поставщик открывает закупочную документацию, он должен сразу понять:

• что именно вы хотите (понятное ТЗ);

• как это можно предложить (удобная форма подачи);

• на каких условиях будет заключен договор (договор в закупочной документации!);

• когда и сколько ему заплатят — прозрачные условия.

Чем сложнее документация, тем больше трудозатрат поставщик вынужден нести просто для того, чтобы понять, стоит ли ему участвовать. Многие поставщики думают: если заказчик не смог внятно объяснить, чего хочет, — это красный флаг, с таким заказчиком будет тяжело работать и дальше. 

2. Стабильность правил

Представьте: вы, как поставщик, уже подготовили предложение, и тут заказчик меняет условия. Не предупреждает, не объясняет, просто выкладывает новую версию закупочной документации.

Что думает поставщик?

«Ага, либо они сами не знают, чего хотят, либо под кого-то подстраивают правила. Скорее всего, победитель уже известен, а мы тут зря время теряем».

Любые изменения должны сопровождаться коммуникацией. Не просто «файл заменен», а письмо, звонок, объяснение: «Коллеги, мы уточнили требования, вот что поменялось и почему».

Это снимает подозрения и сохраняет доверие.

3. Удобство участия

Если на вашей торговой площадке не разобрать, где актуальные процедуры, а где завершенные, — поставщик просто уйдет.

Я сам, будучи сторонним наблюдателем, заходил на площадки крупных компаний и не мог понять, что происходит. Где закупки? Какие активны? Какие завершены? Что от меня хотят? Без звонка закупщику разобраться было невозможно.

Если у поставщика есть такая возможность, он пойдет к тому, с кем удобно работать.

4. Информационное сопровождение на всех этапах

Тендер закончился, договор подписан. Можно выдохнуть? Нет! Теперь начинается самое сложное: исполнение.

И здесь важно не терять ритм и обеспечить прозрачность для поставщика:

• вовремя давать обратную связь;

• быстро подписывать документы;

• соблюдать свои обязательства.

Если на этапе исполнения заказчик «пропадает», не отвечает на письма, затягивает согласования — все хорошее впечатление от тендера разрушается. А хорошее отношение, как известно, денег не стоит, но экономит миллионы.

Что мы получаем, когда поставщику удобно?

Когда поставщику с вами комфортно, происходит магия:

1. Приходят лучшие. Сильные поставщики не любят головной боли. Они идут туда, где понятно и предсказуемо.
2. Цены становятся честнее. Поставщик не закладывает «риск непоняток» в стоимость.
3. Сроки соблюдаются. Потому что поставщик хочет работать с вами дальше.
4. Появляются партнерские отношения. А это уже уровень, на котором поставщик сам предлагает вам лучшие решения, новые материалы, выгодные условия.

Есть старая поговорка: «Ничто так не укрепляет веру в клиента, как 100% предоплата». Но я скажу иначе: открытость, понятность, честность и соблюдение обязательств работают не хуже.

Итог: удобный заказчик = сильное снабжение

Снабжение должно быть удобным не только для внутренних заказчиков, но в первую очередь — для поставщиков. Потому что без них не будет ничего.

Если поставщику с вами сложно, он уйдет к конкуренту. Если ему непонятно, он заложит риски в цену. Если ему тревожно, он придет, но будет искать возможность отыграться на условиях.

Сделайте свои закупки удобными для тех, кто к вам приходит. И тогда к вам будут приходить лучшие.

P.S. Ответьте себе честно: когда вы в последний раз смотрели на свои закупки глазами поставщика? Заходили на свою площадку как внешний пользователь? Пробовали найти тендер, прочитать документацию, понять условия?

Если нет — попробуйте. Результат может вас удивить. И, возможно, именно с этого начнется путь к действительно эффективным закупкам.

Почему у вас «не те» поставщики — и вы сами их такими сделали

Почему в тендерах участвуют одни и те же компании? Почему побеждает «самый дешевый», а потом начинаются проблемы? Почему сильные поставщики не приходят, а если приходят — быстро исчезают? Самый популярный ответ: «рынок такой», но так ли это?

Плохая новость в том, что рынок один и тот же для всех. Но у одних компаний работают сильные поставщики, а у других — проблемные. Разница не в рынке. Разница в том, как у вас устроены закупки.

Вы сами формируете свой пул поставщиков

Пул поставщиков — это не случайность и не «как повезет». Это прямое следствие:

• ваших требований;

• ваших процедур;

• вашего поведения как заказчика.

Проще говоря: какие закупки — такие и поставщики.

Как именно вы «создаете» своих поставщиков?

Есть несколько типовых механизмов, через которые компании сами формируют «не тот» рынок вокруг себя.

1. Сложные неудобные процедуры — сильные поставщики не приходят

Снабжение старается как можно больше всего зарегламентировать и формализировать, в итоге получается сложная процедура:

• много документов;

• сложный вход;

• долгие согласования;

• непонятные требования.

С точки зрения закупок — «надо соблюсти процедуру и митигировать (уменьшить) риски». С точки зрения поставщика — «слишком дорого участвовать». Сильный поставщик всегда считает:

• сколько времени займет процедура;

• какие шансы на победу;

• есть ли смысл заходить.

И если ответа нет, он просто уходит туда, где быстрее, понятнее, предсказуемее. Кто остается? Те, у кого меньше альтернатив. Или те, кто готов «терпеть».

Чем сложнее ваши закупки, тем слабее ваш пул поставщиков.

2. Непрозрачные правила — приходят те, кто собирается хитрить

Если процедура не очень понятна для поставщиков, если критерии размыты, есть изменения по ходу процедуры, принимаются решения, которые никто не объясняет — что об этом думает поставщик?

Поставщик думает примерно так:

«Либо они сами не понимают, чего хотят, либо все уже решено заранее»

Сильные игроки в такие процессы не идут. Они не любят неопределенность и непрозрачность.

Зато приходят другие:

• те, кто умеет демпинговать;

• те, кто рассчитывает «договориться»;

• те, кто потом отыграется на этапе исполнения.

В итоге вы получаете не рынок, а набор тех, кто умеет выбивать выгоду от отсутствия прозрачности.

3. Фокус только на цене — формируется «дешевый» рынок

Если единственный критерий — цена, рынок очень быстро адаптируется. Поставщик понимает: «Чтобы выиграть — нужно быть самым дешевым». И дальше начинается игра:

• цена занижается на входе;

• маржа возвращается потом:

- через качество;

- через сроки;

- через доп.работы.

В результате: вы не покупаете дешевле. Вы покупаете проблемы с отсрочкой, и платите вдвойне.

4. Неудобство работы — остаются «прилипалы»

Если поставщик пришел к вам на процедуру, выиграл тендер, а потом его ждут «сюрпризы»:

• документы согласуются неделями;

• заказчик не отвечает;

• условия меняются;

• ·решения затягиваются —

сильный поставщик делает выводы. И в следующий раз просто не приходит. Остаются только те, кто готов работать с вами: привычные и притертые. Далеко не всегда эти — лучшие по рынку. И совершенно точно они включат в цену дополнительную плату за «неудобство» и собственную исключительность.

Как понять, что проблема уже есть

Проверьте себя:

• В тендерах участвуют одни и те же компании (новые не приходят даже просто «посмотреть»);

• Часто побеждает «самый дешевый», но потом возникают проблемы

• Есть ощущение, что «рынок слабый».

Если вы узнали себя хотя бы в двух пунктах — проблема почти точно не в рынке. Проблема на вашей стороне. И это хорошая новость. Потому что если проблема в рынке — вы бессильны. А если проблема в ваших закупках — вы можете все изменить.

А если с этим потребуется помощь, обращайтесь, поможем взглянуть на процессы свежим взглядом, оптимизируем и настроим.