Почему мы уже несколько лет боремся с бюрократией?

Проблема бюрократии (в первую очередь, избыточного документооборота) знакома многим российским компаниям. При этом побороть бюрократию достаточно сложно. Например, согласно исследованию, лишь 3,8% российских компаний полностью перешли на электронный документооборот.
Больше четверти компаний работают исключительно с бумажными документами, а 38,9% – примерно поровну как с бумажными, так и с электронными. Эффективность решений по цифровизации сомнительная: 18,1% респондентов продолжают дублировать электронные документы в бумажном виде.

Понимая, что разовые решения вряд ли смогут переломить ситуацию с избыточным документооборотом, ЕВРАЗ на протяжении более чем двух лет реализует системный проект по дебюрократизации работы различных функций. Суть дебюрократизации – минимизация времени сотрудников на работу с документами, отказ от излишней (бесполезной) работы. Ключевые задачи: повысить эффективность процессов работы с документами, отказаться от ненужных бумаг и цифровизировать документооборот там, где это необходимо.

Нашей главной целью стало не просто «лечение симптомов», а изменение культуры работы с документами.

Системное решение или «помощь в моменте»?

Еще до запуска системного проекта мы исследовали уровень бюрократии функции «Снабжение» вместе с консультантами из компании Industry Consulting Ecopsy. Мы увидели, что достаточно простые решения могут помочь существенно экономить трудозатраты сотрудников: например, только за счет исключения лишних итераций можно сократить срок согласования договоров в два раза, а изменение последовательности участников в процессе по присвоению номенклатурного номера позволяет исключить ситуации длительного (до нескольких недель) ожидания его появления в системе.

Стартом запуска системного проекта по дебюрократизации можно считать 2020 год, когда под руководством сотрудников Бизнес-системы ЕВРАЗа (БСЕ) был проведен масштабный опрос мастеров по проблемам бюрократии. По результатам опроса были собраны конкретные кейсы, которые впоследствии распределили между вице-президентами компании для проработки. Основной принцип работы с кейсами: новый месяц – новый кейс.

Совпавшая по времени цифровизация процессов позволила нам развить данный подход: в 2021 году в рамках проекта «Фабрика идей» все сотрудники ЕВРАЗа получили возможность направлять свои предложения по совершенствованию рабочих процессов и повышению эффективности деятельности внутри компании, в том числе, идеи по дебюрократизации. Дебюрократизация приобрела более широкие масштабы: кейсов, собранных через «Фабрику идей», стало значительно больше, также стали поступать вопросы по разъяснению процессов. Часть кейсов закрепили за функциональными директорами предприятий.

Было ли это эффективно? С одной стороны, да, поскольку проблемы решались с большей скоростью. С другой стороны, решение кейсов воспринималось как «помощь в моменте», на конкретном участке. Регулярная работа по дебюрократизации сверху лечила «симптомы», но не помогала изменить отношение людей: научить их не наращивать избыточный документооборот на местах и решать проблемы инициативно и самостоятельно на своем уровне управления.

«Субботник Дебюро»

В начале 2022 года стартовал обновленный проект Бизнес-системы ЕВРАЗа – «Субботник Дебюро». При помощи Industry Consulting Ecopsy была проведена диагностика в отдельных подразделениях ЕВРАЗа, которая доказала, что проблемы, связанные с документооборотом, все еще существуют.

«Субботник Дебюро» дал новый взгляд на проблему: вместо разбора отдельных кейсов с привлечением первых лиц компании – всеохватывающая диагностика всех документов в короткие сроки кросс-функциональными командами, где немаловажными участниками стали специалисты на местах, ответственные за эти документы («Снабжение», «Безопасность», «Управление персоналом» и др.). В рамках «субботников» кросс-функциональные команды, состоящие из представителей цехов, БСЕ и независимых экспертов от функций, осуществляли выемку и оценку всех документов, по итогам которой формировались решения трех типов:

• Оставить документы в неизмененном виде, если они удобны самим пользователям или являются законодательно необходимыми;
• Исключить документы, признанные ненужными (среди них были и те, которые ранее уже отменяли);
• Проработать рабочей группой «Электронный документооборот» те документы, у которых есть потенциал упрощения или перевода в электронный формат.

Такой подход показал свою эффективность: в результате «субботника» индекс бюрократии одного из подразделений, который рассчитывается как отношение отменённых документов к общему числу документов, составил 25,3%. Из 91 журнала было отменено 23!


Диаграмма «Результаты анализа документов одного из подразделений ЕВРАЗа».


При этом, что немаловажно, коммуникация специалистов и линейных руководителей подразделений с экспертами от функций («Снабжение», «Безопасность», «Управление персоналом») осуществлялась напрямую, без привлечения вышестоящего руководства. По итогам ответственность за внедрение решений закреплялась за цеховыми руководителями (мастер, начальник участка, начальник цеха).

Что нужно, чтобы достичь успеха?

Дебюрократизация – это сложный процесс, требующий больших усилий и внимания со стороны всего персонала. Привлечение консультантов может помочь осознать масштаб проблемы, запустить в работу «быстрые решения», проверить отдельные гипотезы или дать толчок старту внедрения изменений. Но будут ли изменения внедрены полностью, зависит только от сотрудников компании.

ЕВРАЗ борется с бюрократией уже более двух лет. За это время мы принимали разные решения: какие-то из них показывали свою эффективность, а какие-то были не столь удачны. Но все эти шаги ведут не просто к достижению условных целевых показателей по степени оцифровки документов, они ведут к трансформации мышления сотрудников и к минимизации неэффективной работы.