Strategy & Operations (Стратегия и Операционная эффективность) на основе более чем 15-летнего опыта оптимизационных проектов использует комплексную методику диагностики эффективности административно-управленческого персонала (АУП). По итогам S&O предоставляет рекомендации по повышению эффективности АУП, а также инструмент мониторинга по данным показателям в формате тепловой карты. Такую карту удобно использовать для долгосрочного отслеживания улучшений, в том числе, в качестве КПЭ.

Направлениями повышения эффективности АУП являются:

Качество / Скорость — степень соответствия качества и скорости работы АУП потребностям топ-руководителя.

При анализе качества / скорости работы АУП мы оцениваем результативность процесса:

• По ключевым показателям эффективности (KPI)
• В соответствии с лучшими практиками-бенчмарками
• Через опрос бизнес-заказчиков

Прозрачность / Гибкость — доступность для руководства информации о процессах для принятия оперативных решений об изменениях.

При анализе прозрачности / гибкости работы АУП мы оцениваем:

• Четкость распределения ответственности
• Оперативность доступа к информации
• Полноту и качество отчетности

Производительность – показатель ресурсоемкости бизнес-процессов АУП, обоснованности затрат на поддержание данных бизнес-процессов.

При анализе производительности подлежат оценке:

• Оптимальность организационной структуры
• Эффективность взаимодействия
• Избыточные трудозатраты

Принципы, которыми руководствуется команда при реализации проектов:

1. Рассмотрение качества, скорости, прозрачности и производительности функций не изолированно, а в балансе: повышение эффективности по одному из направлений не должно приводить к ухудшению показателей по другим.
2. Взгляд с позиции бизнес-заказчика: фокус не на то, какая работа производится, а на то, кому результат этой работы нужен.
3. Объективность оценки загрузки персонала за счет различных методов анализа.
4. Использование удаленных инструментов диагностики и удобных форматов взаимодействия с сотрудниками; нивелирование риска «социального напряжения» и сокращение сроков проведения анализа.
5. В основе анализа – реальная статистика (собранная по факту), а не плановые значения.
6. Выявление конкретных рычагов повышения эффективности АУП.
7. Использование удобной визуализации результатов проекта – тепловой карты – позволяющей отслеживать изменение уровня эффективности функции во времени.

Контур проекта может быть определен одним из следующих вариантов:

• Все сотрудники, непосредственно не принимающие участия в производственном процессе. Основная задача таких сотрудников – обеспечение непрерывного функционирования компании.
• Сотрудники отдельной функции.
• Сотрудники управляющей компании.

Архитектура типового проекта по повышению эффективности АУП выглядит следующим образом:

Этап 1. Установочный этап:

• Формирование укрупнённой карты процессов.
• Определение выборок для проведения опросов / интервью / фокус-групп.
• Адаптация типового набора КПЭ функций / процессов.

Этап 2. Анализ ситуации «как есть» и формирование инициатив по повышению эффективности АУП:

• Проведение бенчмаркинга / экспертной панели.
• Онлайн-опросы сотрудников компании.
• Очные методы диагностики по согласованию с заказчиком.
• Определение потенциала повышения эффективности АУП.

Этап 3. Поддержка устойчивости внедрения инициатив:

• Формирование тепловой карты с указанием потенциала повышения эффективности.
• Определение направлений оптимизации, требующих углубленной проработки, и формирование рекомендаций для Заказчика.
• Передача технологии мониторинга показателей эффективности функций АУП и онлайн-доступа к тепловой карте.

Длительность типового проекта – три месяца.

Ключевым результатом проекта является тепловая карта – визуализация функций в контуре проекта с указанием потенциала по повышению качества / скорости, производительности и прозрачности / гибкости АУП. Заказчик получает доступ к тепловой карте, может актуализировать показатели и отслеживать уровень эффективности каждой функции в динамике.