От хаоса к системе: совершенствование системы подготовки международных спортивных мероприятий
ФГАУ «Федеральная дирекция организации и проведения спортивных и физкультурных мероприятий» (ФГАУ «ФДС»)
ФГАУ «ФДС» занимается организацией и проведением спортивных и физкультурных мероприятий, в том числе межрегиональных, всероссийских и международных.
Предпосылки проекта
Подготовка крупных спортивных мероприятий требует синхронизации десятков функциональных направлений, федеральных и региональных органов власти, подрядчиков и партнеров. И чем масштабнее мероприятие, тем выше вероятность форс-мажора. Когда речь идет о международных спортивных событиях, цена ошибки очень высока, ведь любой сбой грозит сорвать зрелище, за которым следят миллионы, и один непредусмотренный сценарий ставит под удар репутацию всей страны.
Российско-китайские молодежные игры (РКИ) - это совместный спортивный проект России и Китая, который проводится раз в два года, по очереди, в обеих странах. В 2026 году игры проходили в конце мая в Калининградской области и объединили юных спортсменов из России и Китая, которые боролись за медали в 12 видах спорта.
Команда ФГАУ «ФДС» к организации и проведению РКИ подошла максимально ответственно и профессионально. Для минимизации числа нештатных ситуаций и оперативного реагирования на неизбежные в крупном проекте отклонения ребята обратились к нам за помощью в выстраивании процессов и создании системы мониторинга, чтобы перевести подготовку мероприятий из ручного режима в управляемую операционную систему.
Цели проекта
01
Повысить эффективность и прозрачность системы подготовки и проведения международных спортивных соревнований и массовых физкультурных мероприятий.
02
Снизить организационные риски.
03
Сформировать у руководителей и ответственных специалистов практические навыки применения современных методов оперативного управления спортивными мероприятиями и массовых физкультурных мероприятий на основе лучших мировых практик.
04
Оптимизировать распределение ресурсов и зон ответственности между подразделениями и сотрудниками, участвующими в подготовке и проведении спортивных мероприятий.
Итоги проекта
- Структура вместо хаоса: разработаны и утверждены Устав проекта, FOP (функциональные операционные планы) и VOP (операционный план объекта), четко закрепившие зоны ответственности каждого участника, а также состав и содержание сервисов, предоставляемых клиентским группам.
- Управление на основе данных: подготовлен тактический план подготовки РКИ, настроена аналитика для ежедневного трекинга задач.
- Взаимодействие команд: проведены дебрифинги команд организаторов предыдущих РКИ, настроена регулярная синхронизация лидеров функциональных направлений, систематизирована работа с региональными властями.
- Готовность к форс-мажорам: разработан почасовой график (daily run oder, DRO), проведена серия тренироок операционной готовности с участием региональных властей Калининградской области, утвержден межведомственный регламент реагирования, создан и запущен Главный операционный центр РКИ.
- Единый стандарт отчетности: внедрены унифицированные форматы (свод договоров, статусы ФНД, сократившие время подготовки докладов для руководства в 2 раза.
Отзывы заказчика
Видеоотчет о том, как прошли игры, можно посмотреть в канале Российско-Китайских молодежных игр по ссылке.
Обсудить задачу
Мы помогаем бизнесу трансформироваться, искать новые точки роста и повышать эффективность работы в самых разных сферах деятельности — от разработки бизнес-стратегии и повышения операционной эффективности до HR-процессов и оценки потенциала людей.
