Очевидная необходимость

После успешного завершения первоочередной задачи — обеспечения «выживания» бизнеса, стала очевидной необходимость в наращивании конкурентных преимуществ. Одним из способов достижения цели может стать снижение издержек. При выборе пути оптимизации, особенно в части ФОТ (фонд оплаты труда) финансирования персонала, возникает ряд вопросов: в какой момент следует остановиться, чтобы достичь равновесия между снижением издержек и сохранением работоспособности? И можно ли вообще оптимизировать что-то ещё?

Именно с такими вопросами к нам в июле 2023 года обратилась данная компания. В рамках проекта наша задача заключалась в том, чтобы выявить бизнес-процессы, которые существуют в коммерческом блоке компании, выявить текущие проблемы и области для оптимизации, а также разработать мероприятия для повышения эффективности.

Поскольку отсутствие описанных бизнес-процессов оставляет сотрудникам свободу интерпретации деятельности, проведение интервью с руководителями и анализ местной нормативной документации стали неотъемлемой частью нашей работы. В процессе интервью мы фиксировали не только ход бизнес-процессов, но и выявляли существующие проблемы, используемые инструменты и области ответственности с помощью матрицы RACI.

Сроки проекта были весьма сжаты — 1 месяц (спойлер: получилось в полтора раза дольше), нам не удалось провести интервью со всеми сотрудниками, однако вопросы по областям ответственности оставались открытыми. Для уточнения информации, собранной на этапе интервью, мы организовали опрос среди сотрудников, на котором они указывали свою роль в описанных бизнес-процессах, загрузку и возникающие проблемы. Таким образом, мы дополнительно получили структуру загрузки персонала, которая, несмотря на субъективность оценки, отразила в процентном соотношении вовлеченность в различные процессы.

Выявление слабых мест

Одной из значительных трудностей, на которую указал каждый второй сотрудник, является чрезмерное количество совещаний в компании. Загрузка руководителей на совещаниях достигала поразительных 70%! Интересно, что многие сотрудники признавали, что участвуют в этих встречах скорее из обязательства, чем из-за реальной необходимости, параллельно продолжая выполнять свои текущие рабочие задачи. Чтобы повысить эффективность совещаний и, следовательно, сократить затрачиваемое на них время, было предложено определить типы совещаний (оперативные, направленные на решение проблем и так далее), проводить соответствующую предварительную подготовку, определить список участников, активно участвующих в обсуждении и принятии решений, а также внедрить модерацию для эффективного управления коммуникацией и соблюдения временных рамок.

Практика регулярного менеджмента «Эффективное совещание» позволяет структурировать каждое мероприятие и достигать его цели в значительно более короткие сроки. По нашим расчетам, компания тратила около 26 млн рублей ежегодно на организацию и проведение совещаний.

Частая смена поставщиков стала критичным обстоятельством для времени на согласования и подписания договоров, а также для скорости и качества поступающей информации о товаре. Здесь возникло сразу две проблемы:

• Во-первых, из-за отсутствия системы электронного документооборота (СЭД) сроки согласования документов достигали 130 рабочих часов.
• Во-вторых, при существовании описанных требований к предоставляемым материалам, даже текущие поставщики допускали ошибки и процесс затягивался на 2 и более итерации. 

Внедрение изменений

Таким образом, благодаря внедрению СЭД и формированию шаблонов с возможностью проверки введённых данных удалось сократить сроки внедрения новых товарных единиц до двух недель. По предварительным расчётам одна неделя подобной задержки генерирует 500.000 рублей упущенной прибыли.

В данной компании основным средством коммуникации долгое время была электронная почта, несмотря на наличие платформы Microsoft Teams. Сотрудники предпочитали использовать Teams для обмена информацией, что привело к перегрузке электронной почты, которая достигала до 80 писем в день. Это вызывало увеличение временных затрат на обработку и систематизацию входящей информации, а также приводило к утере важных писем в большом потоке данных. Решением этой проблемы стало распределение информационных потоков по разным платформам в зависимости от их целей и структурированности.

Например, Microsoft Teams использовался для оперативного решения задач и обмена сообщениями, система электронного документооборота (СЭД) — для согласования и подписи документов, а электронная почта оставалась для важных уведомлений и взаимодействия с контрагентами.

Автоматизация бизнес-процессов позволила существенно сократить время выполнения операций, повысить точность и освободить человеческие ресурсы. Обычно это требует значительных финансовых вложений в покупку специализированного программного обеспечения или создание индивидуальных решений с нуля. Однако основная проблема связана с ручным выполнением аналитических задач сотрудниками, что в сумме занимало около 3,5 тысяч часов в год. Особенно важной является автоматизация работы с интернет-платформой, которая позволит освободить годовой эквивалент рабочего времени двух сотрудников.

Итоги

Из результатов данного проекта видно, что в компаниях, где работают опытные специалисты и сформированы устойчивые бизнес-процессы, по-прежнему существуют проблемы с перегрузкой информационных каналов, множеством участников на совещаниях и нечёткой организацией зон ответственности.

Но на сегодняшний день наиболее эффективным средством для повышения эффективности становится автоматизация и цифровизация. Система электронного документооборота (СЭД), программное обеспечение для оптимизации заказов и автоматическое заполнение карточек товаров в интернет-магазине становятся ключевыми инструментами, открывающими новые возможности для развития компаний. В тех случаях, когда повышение квалификации сотрудников не приносит достаточного эффекта и увеличение численности требует значительных ресурсов, информационные технологии становятся ключом к новым уровням развития бизнеса.