Получение оперативной информации о деятельности компании — потребность каждого руководителя. Для этого в организации создаются разнообразные системы отчетности, которые позволяют оценить работу фирмы под разным углом. Однако, несмотря на обилие отчетов, руководителю нередко по-прежнему нелегко ответить на ключевые вопросы:

• Мы приближаемся к поставленным целям или нет?
• Что конкретно мешает нам приближаться к цели?

Для того чтобы обеспечить ясность в отношении этих вопросов, необходим ограниченный набор ключевых показателей эффективности, которые ориентированы на измерение стратегических параметров. Их цель — не заменить иные системы отчетности, а занять место индикаторов деятельности компании, предупреждающих о возможных проблемах.

Откуда берутся КПЭ?

Основой для разработки КПЭ является стратегия компании в любой форме и бизнес-модель фирмы (организационная структура и ключевые бизнес-процессы).

Анализ стратегических целей и их трансляция на бизнес-модель предприятия позволяют определить, какие количественные (измеримые) изменения в компании служат подтверждением того, что цель достигнута, и какова динамика этих изменений во времени.

Из выделенного списка потенциально измеримых характеристик организации отбираются ключевые показатели эффективности.

Отобранные КПЭ сводятся в систему, т.е. разрабатываются процедура и форматы отчетности. Проводится планирование показателей на ближайший (обозримый для каждой конкретной организации) период.

Подходы к внедрению системы КПЭ

Первый подход — это использование мирового опыта в виде атласов КПЭ компаний из данной отрасли.
Плюс данного подхода — отсутствует необходимость «изобретать велосипед».
Минусы — неготовность системы управления работать в российских компаниях с требуемой степенью информационной прозрачности и неактуальность (на данной стадии развития) большой части показателей (в силу разных стратегических задач, стоящих перед российскими и европейскими или американскими компаниями).

Второй подход — это разработка КПЭ с учетом уровня развития и особенностей системы управления компанией.
Плюсы такого подхода — компания получает систему КПЭ, полностью соответствующую ее текущим стратегическим целям; ключевые руководители чувствуют себя соавторами данной системы, и процесс ее внедрения проходит быстрее и продуктивнее. Кроме того, организация получает опыт самостоятельного развития и модификации данной системы КПЭ.
Минус — необходимость проводить большую подготовительную работу по вычленению и разработке КПЭ в организации.

Обобщая плюсы и минусы обоих подходов, можно сказать, что в первом случае больше времени и сил требуется на внедрение системы, а во втором — на ее разработку. Наш опыт говорит, что второй подход чаще оказывается более эффективным.

Процедура разработки и внедрения системы КПЭ

Проводим ознакомление со стратегией компании и сверку понимания командой менеджеров стратегических целей. Если сформулированных целей вообще нет или их понимание сильно разнится, мы проводим стратегическую сессию (брейнсторминг) с руководством. В результате получаем список измеримых целей.

Для погружения участников проекта в проблему и вовлечения их в проект мы проводим практический семинар «Управление на основе КПЭ» на примере стратегических целей компании.

После этого организуются встречи с руководителями функциональных направлений. В результате создается план разработки KPI’s для позиций каждого направления. В зависимости от масштаба направления и сложности системы управления возможны различные способы разработки КПЭ:

• сам разрабатывает КПЭ для ключевых позиций;
• из сотрудников направления создается рабочая группа для создания КПЭ.

Роль консультантов «ЭКОПСИ Консалтинг» — фасилитация и методическая поддержка. Другими словами, мы передаем подход к разработке КПЭ руководителям и организуем их деятельность наиболее эффективным образом.

По окончании работы в направлениях мы собираем все КПЭ и сводим их в единый список. Совместно с командой менеджеров мы проводим аудит полученных КПЭ на предмет согласованности со стратегическими целями и между собой. В результате создается согласованная и непротиворечивая система КПЭ для ключевых позиций в организации.

Для утвержденного списка КПЭ разрабатываются методы и процедуры контроля и отчетности, создаются прогнозы динамики КПЭ. Совместно с командой менеджеров определяются принципы поощрения/наказания по результатам достижения КПЭ.

В течение первого цикла отчетности по КПЭ наши специалисты оказывают поддержку в осуществлении процедур контроля и отчетности. Проводится сессия с участниками проекта по обсуждению возникших сложностей в работе системы. Цель«- выделить и распространить лучшие практики использования системы и ликвидировать точки несрабатывания процедур.

Что получит организация

• Выработаны стратегически важные для компании показатели оценки деятельности.
• Построен прогноз динамики их изменения.
• Существует процедура их определения и отчетности.